Privacy statement Zangvereniging Tourdion
Zangvereniging Tourdion (Tourdion) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. Dat doen wij in dit privacy statement, in de vorm van vragen en antwoorden over de verwerking van persoonsgegevens door Tourdion.
Wat zijn persoonsgegevens?
Dit zijn gegevens of een combinatie van gegevens die naar u herleid kunnen worden, bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s waarop u duidelijk als individu in beeld bent, worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Tourdion persoonsgegevens?
Tourdion verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden, dirigent en pianist van Tourdion;
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Toudion of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
- Mensen waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad zoals contactpersonen voor locaties van repetities of optredens, vrijwilligers en donateurs.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Tourdion?
Het Bestuur van Tourdion is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Waarvoor verwerkt Tourdion persoonsgegevens?
Als u lid wilt worden van Tourdion of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze registreren. Als u eenmaal geregistreerd bent bij Tourdion, willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens en e-mailadres bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over gerelateerde koorzaken, maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Bankgegevens gebruiken we voor de inning van contributie bij de leden en voor betaling van kosten voor bijvoorbeeld de dirigent en pianist, partituren, huur repetitieruimte en in stand houden van de website.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit van en/of door Tourdion. Foto’s en video’s mogen alleen gebruikt worden voor promotiedoeleinden.
Nieuwe leden geven bij aanvang van het lidmaatschap toestemming voor publicatie van hun portret op de ledenpagina van de website en voor publicitaire doeleinden.
Daarnaast is het voor het Bestuur mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie, concert of jubileum. Oud-leden zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in de door hen verstrekte persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en bewaard?
- Van leden, dirigent en pianist worden de volgende gegevens bewaard: NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer(s), IBAN en naam rekeninghouder(s).
- Van oud-leden worden bewaard: NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer(s), data begin en einde lidmaatschap.
- Van overige relaties worden de volgende gegevens bewaard: NAW-gegevens, e-mailadres en indien van toepassing IBAN en naam rekeninghouder.
Wie kan er bij uw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, bijvoorbeeld hanteren we een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze website (inlog) voor de ledenpagina. Onze website voldoet aan adequate beveiligingsvereisten.
Uitsluitend het Bestuur heeft direct toegang tot alle persoonsgegevens. Daarnaast kunnen leden, de dirigent en pianist na inlog op de ledenpagina van onze website elkaars NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer inzien (tenzij u aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken.
Persoonsgegevens van overige relaties en oud-leden zijn alleen inzichtelijk voor het Bestuur en door het Bestuur ingestelde werkgroepen voor welomschreven doelen zoals reünie-activiteiten.
Uitwisseling van persoonsgegevens
Bepaalde gegevens van de leden, dirigent en pianist zijn toegankelijk via de ledenpagina op de website (zie boven). Overige gegevens kunnen uitgewisseld worden binnen Tourdion als daar expliciet toestemming voor is gegeven. Bijv. mededeling over ziekte van een lid of een verhuisbericht van een oud-lid of relatie dat gedeeld mag worden met leden.
Tourdion kan en mag geen persoonsgegevens uitwisselen met externe partijen zonder expliciete toestemming van de betreffende persoon.
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
Gegevens gerelateerd aan lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie voor Tourdion mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of concert. Oud-leden kunnen op het moment van uitschrijving bij het Bestuur aangeven om hun persoonsgegeven uit het bestand te verwijderen.
Voor het bewaren van de verwerkte gegevens gelden de toepasselijke wettelijk voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens en welke rechten heeft u?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Tourdion gebonden aan de daarvoor geldende wet en regelgeving. De wet geeft u bepaalde rechten jegens ons, zoals recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben.
Waar kunt u terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Tourdion kunt u contact opnemen met het Bestuur via info@tourdionamersfoort.nl .
